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On me demande souvent comment gérer le décalage horaire entre soi et ses clients en freelance.

Par exemple, au Mexique, ici, j’ai un décalage de sept heures avec certains de mes clients en France. Quand j’étais en Asie, j’ai été jusqu’à 12 heures de décalage par rapport à mes clients qui étaient au Canada. Comment est-ce qu’on fait ? Comment est-ce qu’on s’organise ?

Après quatre ans d’expérience en freelance nomade, je t’explique concrètement comment gérer le décalage horaire avec tes clients et puis même comment t’organiser quand tu changes souvent de fuseau horaire. C’est parti ! Si ce n’est pas encore fait, je t’invite à t’abonner à ma chaîne YouTube et à cliquer sur la petite cloche pour être sûr de ne rater aucun de mes conseils sur le freelancing, le nomadisme et tous mes conseils pour avoir une vie de liberté.

 

Choisir les bons clients et les bonnes missions

La première chose pour que ça puisse fonctionner, de travailler si loin de tes clients en freelance, c’est de, déjà, choisir les bons clients et d’avoir le bon type de mission.

L’idée, c’est d’avoir des clients qui, de un, sont assez ouvert sur le fait que tu travailles à distance, parce que oui, je te conseille vraiment de leur mentionner.

De deux, des clients qui ont confiance en toi, parce que ça va t’éviter beaucoup de problèmes, de clients qui vont mesurer chaque minute de ce que tu fais, des clients qui veulent travailler en même temps que toi… Ça, c’est un non définitif.

Et puis aussi des clients qui sont axés sur les résultats, qui concrètement s’en fiche que tu travailles de l’autre bout du monde en maillot de bain, tant que le travaille est fait et qu’il est bien fait, c’est ce genre de clients là que tu veux. Tout ce qui est en dehors de ça, je ne dis pas que c’est impossible, mais ça va être compliqué, ça va être très contraignant.

Par exemple, je connais des personnes qui sont en freelance qui doivent travailler selon les mêmes fuseaux horaires que leurs clients… c’est ingérable. Si tu es en Amérique du Sud et que tes clients sont en France, tu vas te lever trop tôt… Si c’est en Asie, tu vas te coucher beaucoup trop tard… C’est hyper compliqué de gérer ça, donc il vaut mieux avoir des clients qui sont ouverts, qui ont confiance en toi et qui sont plutôt axés sur les résultats que plutôt sur la façon dont c’est fait.

Donc concrètement, tu veux des missions qui puissent être faites de manière asynchrone, c’est-à-dire que tu peux faire ton travail de ton côté, eux, du leur, vous interagissez, mais il n’y a pas de notions d’urgence d’immédiateté. En fait, si tu as des missions dans lesquelles il y a des urgences, ça va toujours être compliqué, parce qu’il y aura toujours des trucs pour lesquels il y aura une urgence où tu seras entrain de dormir ou tu seras entrain de faire une activité, et ça, ce n’est pas le meilleur à long terme.

 

Gérer la relation à distance avec ses clients

 

Faire des points hebdomadaires

Autre point hyper important, c’est ta relation, justement, avec tes clients en freelance. Moi, ce que je recommande toujours, c’est de faire un point hebdomadaire avec ses clients. Déjà ça permet de bien calibrer que la mission avance comme tu le voulais et comme eux ils le voulaient, ça crée de la confiance au fur et à mesure, et puis, s’il y a des problèmes de communication ou d’entente sur ce qui doit être fait, ça permet de les rectifier plus vite que plus tard, si tu fais un point dans un mois, etc.

Donc concrètement, pour ça, je te conseille de faire une ou l’autre de ces deux options. Soit tu fais un appel vidéo hebdomadaire.

De mon côté, c’est ce que je fais avec mes clients, parce que j’ai des missions assez stratégiques, donc il faut qu’on discute, ce n’est pas juste de l’exécution, il faut qu’on discute et ça, c’est plus facile à faire en personne quand même.

Bien sûr, on peut améliorer les réunions et faire en sorte qu’elles soient bien structurées, mais ce point vidéo hebdomadaire, il est hyper important, et puis c’est facile dans le Google Agenda, tu mets un évènement d’une demi-heure, une heure toutes les semaines, et puis si tu vois que tu vas te déplacer, tu le déplaces, tu le décales, et c’est assez facile à gérer, c’est le même lien Zoom toutes les semaines et assez facile.

 

Faire des rapports d’activité réguliers

Autre option, si c’est plutôt un travail d’exécution, des rapports à rendre, etc., dans ce cas-là, tu peux faire un rapport où tu enregistres ton écran en vidéo, ça peut aussi être un audio, où concrètement dis tu ce qui s’est passé cette semaine, ce que tu vois comme problématique pour la prochaine et ce que tu prévois pour la prochaine semaine. Ça, ça peut aussi bien marcher.

J’ai des amis, par exemple, qui sont experts en publicités Facebook, en publicités Google, qui eux n’ont pas d’appels hebdomadaires avec leurs clients, mais ils font toutes les semaines une petite vidéo de récapitulation de ce qui s’est passé, des résultats des publicités et de ce qu’ils vont faire par la suite. Ça marche très bien aussi.

 

Communiquer à distance avec tes clients

Autre chose importante aussi. Je te recommande vraiment d’avoir un moyen d’échanger de manière asynchrone avec eux, c’est-à-dire que, concrètement, je recommande d’avoir un outil de gestion de projets dans lequel tu peux avoir des tâches qui sont assignées avec des personnes, où tu peux joindre des fichiers, mettre des deadlines, mettre des personnes. Et puis aussi mettre des commentaires et réagir par rapport à ça.

Parce que, l’avantage, c’est que quand vous allez communiquer sur les tâches qui sont en cours, qui sont à faire, vous allez pouvoir directement communiquer avec le contexte de la tâche et puis voir l’historique des commentaires, peut-être d’autres personnes, ou taguer une autre personne qui n’était pas dans la tâche, mais dont on a besoin de l’avis, et on gagne beaucoup de temps d’aller-retour plutôt que si tu envoyais des trucs par email ou par Slack, parce qu’il faut à chaque fois rappeler le contexte et c’est une perte de temps.

Donc, outil de gestion de projet, numéro un, si tes clients n’en ont pas, n’hésite pas à l’implémenter pour eux. Moi, je recommande personnellement Asana, c’est assez facile à mettre en place et c’est assez facile à comprendre.

Et puis, bien sûr, un autre outil pour plus communiquer, dans ce cas-là, je te recommande principalement Slack, mais aussi les emails, ça fait encore partie de l’écosystème en 2021. Donc, ça c’est plus pour communiquer, pour donner un suivi, un avancement ou poser une question, tu vois, qui n’est pas sur une tâche précisément. Mais, la plupart essaient de passer par gestion de projet, tu vas t’éviter de t’arracher les cheveux, tu vas recevoir un email pour ça aussi dans ta boîte, si tu paramètres bien les notifications et ça sauve la vie.

 

S’organiser en blocs de travail

Donc, je t’ai expliqué maintenant comment gérer le décalage horaire et les clients en freelance. Déjà, quels clients et quelles missions choisir, mais aussi comment t’organiser pour faire un suivi et bien communiquer avec eux. Je voulais aussi faire un point organisation.

En dehors de tes missions et du contact client, comment t’organiser en tant que freelance pour que ça marche, pour que tu puisses être dans un environnement dans laquelle tu es productif, peu importe où tu es dans le monde et aussi peu importe si tu bouges et tu changes de fuseau horaire.

Par exemple, cet automne j’étais à Lisbonne, après je suis venu au Mexique, ensuite je suis allé plus dans le centre du Mexique, j’avais encore deux heures de décalage. J’ai eu jusqu’à huit heures de décalage avec la France pendant un moment. J’arrive aussi à gérer parce que j’ai un système en place qui me permet de le faire facilement. C’est parce que je fonctionne en fait par bloc d’heures. Donc, je te montrerai mon calendrier, je vais te le mettre en image ici, j’ai des blocs d’heures toutes les semaines qu’en fait je respecte peu importe où je suis dans le monde.

Le secret, c’est de déplacer tes blocs d’heures selon où tu es dans le monde et tes impératifs de communication par rapport avec des personnes. Je m’explique. Par exemple, en ce moment j’ai deux clients. J’ai un client pour lequel je travaille une journée par semaine, donc c’est deux blocs d’une demi-journée par semaine. Quand je suis au Mexique, je les mets en après-midi, tu vois, donc le mercredi et le jeudi après-midi, mais si je repars en Europe là, dans quelques mois, je vais peut-être les décaler au matin, tu vois, pour que ça puisse coller et que ça puisse s’adapter à mon horaire.

Donc ça, c’est un exemple de bloc que je peux faire peu importe où je suis, dans quel fuseau horaire je suis, parce que c’est des blocs asynchrones. Par contre, peut-être que comme moi tu as des créneaux d’appels. De mon côté, je suis freelance oui, environ une journée, une journée et demie par semaine, mais la plupart de mon utilité c’est d’accompagner des freelance à se lancer, à stabiliser un revenu, et puis à voyager. Et donc pour ça, j’ai pas mal d’appels, de coaching, des appels avec des personnes qui voudraient que je les accompagne, etc.

Donc pour ça j’ai des blocs d’appels, j’en ai un, c’est le mercredi matin quand je suis au Mexique, donc là, pour que ça puisse marcher avec la plupart de mes appels qui ont lieu en Europe, c’est le mercredi matin. Donc ça commence à neuf heures et ça finit à peu près à midi. En France, c’est en fin d’après-midi. Donc le bloc d’appels, tu vois, de mercredi matin, si je repasse en France, ce bloc-là je vais le mettre en après-midi. Comme ça, si je suis en Asie, je vais pouvoir le décaler au matin, tu vois, je vais adapter mes outils.

Je te recommande d’utiliser Calendly et Google Calendar pour ça. Tu vois, en fonctionnant par bloc d’appels, tu es flexible et donc quand tu te déplaces, quand tu changes de fuseau, tu as juste à ajuster tes blocs et tes créneaux Calendly et après tout s’ajuste tout seul.

Aussi, je te recommande, un truc que j’ai appris récemment, de bien mettre les évènements au calendrier dans le même fuseau horaire que les personnes avec qui tu as ces appels-là. Sinon, quand tu as des changements d’horaire comme ça été le cas il n’y a pas longtemps, c’est le bordel.

Moi, j’ai changé trois fois d’horaire entre mes déplacements au Mexique, le changement d’horaire au Canada, le changement d’horaire en France, et si ce sont des appels fixes et des personnes dans des pays fixes, mets-les dans leur fuseau horaire dans ton calendrier, ça va te simplifier la vie.

Et puis, toutes les semaines, toutes les quelques semaines, tu vas regarder un petit peu les conflits d’horaire potentiels, ça va te sauver la vie. Je te recommande aussi un outil par rapport à la gestion de fuseau, c’est un outil qui s’appelle World Time Buddy, donc worldtimebuddy.com. Tu vas dessus, tu mets tes différents fuseaux horaires que tu as besoin de comparer et ça te mets en fait une frise horaire des différents endroits, donc tu peux regarder.

Par exemple ici, il est 14 h, je peux voir que 14 h à Puerto Vallarta c’est 21 h en France par exemple. Donc, je le sais et c’est plus facile pour organiser.

Et puis, écoute je pense que c’est tout pour mes tops-conseils pour gérer le décalage horaire, la différence horaire quand tu es en freelance, mais aussi pour gérer dans peu importe le type de projet, comment t’organiser en format de bloc d’horaire que tu déplaces au fur et à mesure de tes voyages.

J’espère que cette vidéo t’as plu, dis-moi en commentaire, ci-dessous, ce que tu as appris dans cette vidéo, ça m’intéresse d’en savoir plus !

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