Comment digitaliser son quotidien (et ne plus jamais gérer de papier)

Une de mes plus grandes transformations de ces dernières années a été de devenir “sans papiers” (paperless).

C’est tout simplement génial niveau minimalisme, simplicité et liberté ! Et ça pourrait bien changer ton quotidien aussi…

Dans cette vidéo, je t’explique :
– Comment digitaliser tes papiers pour toujours
– Automatiser le paiement de tes factures
– Bref, comment TOUT faire en ligne !

Si tu me suis depuis un moment, tu connais mon amour pour le minimalisme. Je suis entrain de vendre toutes mes affaires, j’ai déjà expliqué dans un article comment juger ce qu’il faut garder, donner, jeter ou vendre, je reviens pas là-dessus ici. Je vais te parler d’un sujet que je n’ai pas encore traité et qui est super puissant, c’est de digitaliser sa vie. Donc on va parler de comment digitaliser ses papiers, tout ce qui va être aussi musique, vidéo, etc ; mais aussi quelle banque choisir pour que ça marche, réussir à automatiser ses factures, bref beaucoup de pépites !

Alors si tu me découvres, je m’appelle Ambroise et ça fait six ans que je suis Freelance, dont trois 100 % indépendant et nomad digital. J’ai une vraie passion pour le minimalisme et je me suis donné pour mission d’accompagner le maximum de monde à devenir indépendant, libre et minimaliste.

Digitalisation de tes papiers

Première partie, on commence par la digitalisation des papiers : comment digitaliser tes papiers, maintenant et pour toujours. Je te parle aussi de quelques astuces pour le multimédia.

Digitaliser ses papiers c’est hyper important et ça m’a sauvé la vie plusieurs fois. Je m’explique : en 2013, j’étais en échange en Argentine, j’étais parti en voyage au Chili, qui est normalement le pays le plus safe d’Amérique du Sud. Mais en sortant d’un festival, je me suis fait volé de ma poche mon passeport et mon portefeuille ! Il fallait donc que j’aille au Consulat et que j’arrive à prouver que j’étais Français et Ambroise Debret. Heureusement, j’avais digitalisé, j’avais scanné mon passeport, mon acte de naissance, ma carte d’identité, etc. J’ai pu allé imprimé tout ça, me rendre au Consulat et ensuite réussir à avoir mon passeport d’urgence. Donc comme quoi, tu vois, ça peut être hyper important dans une situation un petit peu extrême comme celle-là, d’avoir ses papiers scannés. Mais en règle générale, c’est aussi très important, parce que les papiers par définition c’est quelque chose que l’on nous envoie ou donne et qui est spécifique à nous par rapport à une situation, un produit ou un service. Donc c’est quand même relativement important de garder certains papiers. Si tu es comme moi, tu n’as pas envie d’avoir une valise énorme, bourrée de papiers et tu préférais avoir accès à ces papiers-là, peu importe où tu es dans le monde, peu importe quand, depuis ton téléphone. Parce que oui, maintenant c’est possible de scanner ses papiers via son téléphone et d’y avoir accès partout à travers une simple recherche.

Mon outil de scan : Evernote

Parlons maintenant de scanner ses papiers parce que pour avoir accès à tes papiers de partout, il faut que tu les aies scanné au préalable et que tu y aies accès depuis ton téléphone. Justement pour ça je te recommande à 200% une application qui est disponible pour IOS, Android, Windows, Mac,… qui s’appelle Evernote.

Je l’utilise de mon côté depuis plus de sept ans et c’est vraiment une application qui m’a changé la vie parce que ça te permet de prendre des notes, de les garder un peu partout dans le Cloud et également de scanner à peu près n’importe quoi. Dans l’application mobile, il y a le scanner qui fonctionne avec ton appareil photo, qui fait des scans de très bonne qualité. Ça va aller prendre une photo, redimensionner l’image, peu importe si c’est un document, une photo, ça fait toujours un résultat assez incroyable. De plus, pourquoi Evernote ? C’est aussi parce que tout simplement tu peux chercher des mots, ça va aller aussi chercher ces mots-là dans tes images, dans ce que tu as scanné, c’est hyper puissant ! Tu peux aussi organiser tout ça par tag et retrouver ainsi plus facilement différents documents. De mon côté, j’ai plus de 6000 notes dans Evernote et c’est vraiment hyper puissant.

A noter que tu peux aussi utiliser par exemple Google Drive (Google Disque en français) qui est l’application de stockage de Google, qui permet avec l’application mobile de scanner des documents, mais ce que j’aime moins c’est que c’est très cloisonné par dossier : tu vas avoir un dossier, un sous-dossier. Pour retrouver un document ça va être par rapport au nom du fichier et non le texte que ça a reconnu dedans. Donc je te recommande à 200 % d’utiliser Evernote pour ça !

Au niveau de ce que tu fais de tes papiers par la suite : admettons que tu as scanné tous tes papiers importants ; ce que je te recommande absolument de garder ce sont tes papiers d’identité, ton passeport évidemment mais aussi des scans de passeport papiers, d’acte de naissance, de carte d’identité, de permis de conduire. Tout ce qui va être aussi relié à l’administratif si tu as une entreprise (auto entrepreneur) : garder tous ces papiers-là bien sûr en physique. Tout ce qui va être aussi impôts, taxes, etc. Et également les factures des objets qui ont de la valeur comme ton téléphone, ton ordinateur portable, ton appareil photo, etc. Donc ça je te conseille de les garder quand-même en physique. Et puis en règle générale tu peux quand-même garder tes papiers physiques, il n’y a pas de problème, il faut juste que tu arrives à les stocker. Par exemple, moi qui voyage beaucoup, mes papiers sont stockés chez des amis ou de la famille, dépendamment.

Alors une fois que tu as scanné tous tes papiers, ça va être un peu long et fastidieux, je te l’accorde, mais la récompense est énorme ! Donc une fois que tu auras fait ça il faudrait que tu arrives à limiter le nombre de papiers qui arrive à toi et que tu gardes. Ça veut dire tout bêtement que tu vas t’arranger pour recevoir le moins de papiers possible par le courrier ; par exemple tes relevés de compte bancaire. Plus besoin, tout ça, ça se passe en ligne. Toutes les factures aussi, plus besoin ! Et même, en tout cas au Québec, si tu actives ces options-là, tu va économiser sur ta facture parce qu’il y a des frais d’envoi que les boîtes devraient économiser donc tu vas les récupérer.

Ensuite, une habitude aussi à prendre c’est que dès qu’on te donne un papier ou que tu reçois un papier, tu le scannes tout de suite avec Evernote comme ça il est directement dans le système, tu peux soit le stocker, soit le jeter mais en tout cas c’est dans ton deuxième cerveau. Parce qu’Evernote, c’est vraiment mon deuxième cerveau, c’est comme ça je le considère ! ? Je fais beaucoup plus confiance à Evernote qui es toujours dans le Cloud, qu’en mes papiers dans une pochette, c’est physique ça peut se perdre, se voler…

Un dernier conseil par rapport à ça, c’est d’arriver à utiliser le max d’options digitales que tu peux. Par exemple, les billets d’avion : tu n’as absolument pas besoin en 2020 d’imprimer des billets d’avion, c’est une perte de temps, d’encre, de feuilles, etc. Tu peux tout simplement les avoir sur ton téléphone et tu tu les télécharges ou dans tes mails, tu les as et tules montres ou tu les scannes. Pas besoin d’imprimer ton papier qui va être ensuite re-scanné, qui va peut-être même être ré-imprimé à l’aéroport, donc zéro utilité ! Essaie tout ce que tu peux de le passer en 100% digital !

De toute façon, tu peux aussi, même si tu perdais ton téléphone, avoir accès à ton compte Evernote ou ton compte Google Drive, en te connectant tout simplement sur un ordinateur n’importe où dans le monde !

Photos, musique, livres

Je t’ai expliqué comment digitaliser ta vie par rapport à tout ce qui est papier et à mon sens c’est vraiment le plus important et ce qui va avoir le plus d’impact, mais tu as aussi d’autres choses que tu peux digitaliser. Par exemple moi j’ai regroupé toutes mes photos que j’ai pris d’appareils photo numériques mêmes papiers etc je les ai scanné et c’est tout dans mon Google Photo. C’est une application, un outil, vraiment incroyable ! Stocker dans le Cloud qui est gratuit, tu stockes des photos en haute qualité photos et vidéos. Un truc incroyable de Google Photo c’est que c’est aussi capable d’aller scanner tes photos et donc de les indexer. Par exemple tu cherches « photo téléphone », ça te sort toutes les photos où il ya un téléphone ou que tu tiens un téléphone. Tu peux aussi lui permettre d’identifier différentes personnes, par exemple si dans mon Google Photos je tape « Ambroise Debret », j’ai toutes les photos de moi depuis longtemps. Toutes les photos de moi sont là, classées par date. Tu peux taper aussi par exemple « Ambroise Debret plage » et je vois toutes les photos de moi à la plage donc ça c’est vraiment cool et pratique quand comme moi tu créer du contenu.

Pour ce qui est musique, je vais pas te le cacher, tout ce qui est CD, vinyles c’est un peu old school et maintenant moi j’utilise par exemple Spotify pour tout ce qui est musique : ça permet de télécharger des musiques, de les avoir en streaming. Pareil pour Netflix, tu peux avoir accès à tout, pratiquement tous les films du monde. Netflix ou les autres outils du même type comme Amazon.

Super important et super intéressant : au niveau des livres. Personnellement j’utilise un Kindle d’Amazon où j’ai plein de livres, que je peux avoir accès n’importe où, quand je veux. Il ya aussi une application de téléphone sur lesquels tu peux les avoir et c’est assez incroyable ! J’ai téléchargé par exemple l’intégrale de Jules Verne, c’est plus de 35000 pages, ça m’a coûté 2 euros et c’est dans mon Kindle avec moi peu importe où je vais donc autant te dire que je ne manque pas de lecture !

Digitalisation des services

Passons maintenant à la deuxième partie : on va parler de tout ce qui est service. On va parler de banque, facture, téléphone, courrier et bien plus. C’est aussi un point super intéressant que beaucoup de gens négligent. L’idée c’est d’arriver à tout gérer en ligne et en email plutôt qu’en papier par la Poste.

Banque et paiements

Donc on commence avec la banque : c’est hyper important que tu aies une banque en ligne. La plupart des grosses banques s’y mettent mais il y a des fonctionnalités qui sont vraiment indispensables, que ta banque ait une application mobile et un site web pour te connecter, que la banque te permette de scanner des chèques via ton téléphone peu importe où tu es, que tu puisses faire des virements sans frais à n’importe qui, n’importe quand. Et aussi désactive les courriers que cette banque t’enverrait ! ?

Une autre chose du côté des banques et paiements qui est hyper intéressante c’est ce qu’on appelle maintenant les portefeuilles en ligne. Par exemple tu as Apple Pay, Google Pay où tu peux référencer tes cartes bleues ou tes cartes de crédit et donc payer directement avec ton téléphone. C’est assez pratique et ça m’a sorti de situations un peu compliquées parfois.

A noter aussi que, ce n’est pas vraiment dans les banques, mais tu peux avoir des applications qui te permettent d’avoir toutes tes cartes de points, tes cartes de fidélité etc plutôt que les avoir en papier avec toi, tu peux les scanner et les avoir directement dans ton téléphone, ça va même générer les codes-barres et tu peux scanner ton téléphone à la caisse si besoin.

Factures

Maintenant, au niveau des factures, tu vas pouvoir aussi avoir un impact énorme par rapport au temps que tu y passes, l’énergie que ça te prend. L’idée c’est que tu arrives à mettre toutes tes factures en mode « auto-paiement » . Je parle des factures de téléphone, d’internet, de services, de garage, de ton loyer, etc, que tu puisses tout mettre en paiement automatique. L’idée c’est que chaque mois, semaine, deux semaines ou chaque année, peu importe, que ces services-là se payent tout seuls. Que tu n’aies pas à approuver chaque transaction, à aller faire quelque chose sur chaque facture. C’est que tout ça se gère tout seul.

Je sais qu’il ya des gens qui ont un peu peur de ça parce qu’ils se disent « mais s’ils font une erreur et qu’ils me facturent beaucoup plus,… ». Ne t’inquiète pas, ça ne m’est jamais arrivé en quelques années et puis même si ça arrivait, tu les appelles ils vont régler ça et tu vas avoir un crédit sur la prochaine facture, pas besoin de s’inquiéter. Le temps et l’énergie, la charge mentale que tu va économiser avec ça c’est assez incroyable de savoir que tout se fait tout seul ! On est quand même en 2020, il est temps de s’y mettre !

Téléphonie

Au niveau du téléphone, tu peux tout à fait bien sûr garder un forfait téléphone classique, avec une carte sim, etc. Mais tu peux aussi tout simplement acheter un numéro de téléphone auquel tu vas avoir accès quand tu voyages, à distance. De mon côté, par exemple, j’ai un numéro de téléphone virtuel canadien et une carte sim française donc je suis un peu dans les deux cours. Mon téléphone ne permet aussi d’avoir deux cartes sim donc quand je voyage, j’ai une carte sim du pays où je suis. J’ai des cartes sim par exemple du Mexique, de Thaïlande, de République Tchèque, etc.

Peu importe, un truc intéressant c’est que les gens qui te laissent un message vocal, dans la messagerie tu indiques que tu réponds moins facilement au téléphone que par email et donc tu leur conseilles de t’envoyer directement un email. C’est hyper pratique parce que tu peux tout gérer centralisé avec ton email et puis si tu es entrepreneur et que tu délègues des choses, tu peux aussi déléguer tes emails et donc déléguer toute cette partie-là, simplement.

Courrier

Dernier point mais non le moindre : le courrier ! On a parlé de papier, on a parlé de factures, etc, mais concrètement comment limiter ton courrier et même l’éliminer complètement ? C’est pas facile mais de mon côté j’ai réussi et c’est tout à fait possible !

Déjà comme je te l’ai déjà mentionné, il faut que tu arrives à recevoir le moins de choses possible à ton courrier. C’est la première étape : limiter ce que l’on appelle l’intrant.

Ensuite tu peux faire différentes choses. Tu peux faire envoyer ton courrier à ce que l’on appelle un service de gestion de courrier virtuel ; c’est-à-dire que tu souscris à un service d’une entreprise. Au Canada tu as un service qui s’appelle Anytime Mailbox, en France c’est un service qui s’appelle Le courrier du voyageur. Tu envoies ton courrier à cette adresse-là, l’entreprise va recevoir ton courrier, l’ouvrir, le scanner et te l’envoyer par email pour des petits frais. En gros, au Canada c’est un service qui me coûte environ 30 dollars par mois donc à peu près 20 euros, en France je pense que c’est pareil.

Du coup je n’ai absolument plus à gérer aucun courrier, c’est assez magique et c’est aussi rassurant de savoir qu’on va recevoir son courrier par email plutôt que de le confier à un ami qui peut oublier ou autre.

Une question pour toi avant de terminer, qu’est ce que tu as déjà digitalisé dans tout ce que je t’ai mentionné aujourd’hui ? Ça m’intéresse de savoir si de ton côté tu as déjà digitalisé le papier, tout ce qui va être multimédia ou tout ce qui est banque en ligne, factures, etc. Dis moi directement en commentaire  ? et puis on pourra voir un petit peu qui a digitalisé quoi et s’entraider là-dessus.

Si de ton côté tu es aussi dans cette démarche de minimalisme parce que tu voudrais devenir Freelance libre et indépendant, bonne nouvelle, j’ai justement créé une Masterclass offerte « Comment récupérer ta liberté en 3 mois en lançant une simple activité freelance ? ».

Donc si tu es motivé à devenir Freelance je t’invite vraiment à jeter un coup d’oeil, je partage tous mes meilleurs conseils dans cette formation.

Je te dis à la semaine prochaine !